Кассовая дисциплина в 2023 году: порядок ведения и штрафы за её нарушение

Порой кажется, что наличные деньги давно ушли из оборота, все платят картами и смартфонами. Это так, но не совсем. Исследование лаборатории СберИндекса и аналитического ресурса ЧекИндекс показало, что во втором квартале 2022 года более 60% расчётов в половине регионов были проведены с помощью банковских карт.

Но всё же до полного перехода на электронные средства платежа пока далеко, и старая добрая наличка по-прежнему в ходу. Порядок её оборота регламентируется Банком России и называется кассовой дисциплиной. ЦБ выпустил два указания, которые описывают эти правила: № 3210-У и № 5348-У. На них и стоит опираться во всём, что касается кассы предприятия.

Кассовая дисциплина в 2023 году включает несколько основных составляющих:

• установление и соблюдение лимита денег в кассе предприятия;
• расходование наличности лишь на определённые цели;
• соблюдение лимита на наличный расчёт между компаниями;
• документальное оформление кассовых операций.

Примечание. Иногда под кассовой дисциплиной подразумевают порядок работы с ККТ. Однако кассовый аппарат, то есть машинка для выбивания фискальных чеков, относится к дисциплине лишь косвенно. Кассовая техника и касса предприятия — это разные понятия. Подробнее об этом мы рассказали в статье про хранение кассовых документов.

Кто должен выполнять требования кассовой дисциплины

Все компании, которые имеют дело с наличными деньгами, обязаны соблюдать порядок ведения кассовой дисциплины. Речь, например, о любом магазине, салоне красоты или кофейне. Избежать работы с наличными деньгами им практически невозможно. 

Если компания работает исключительно с другими организациями и ИП по безналичному расчёту, то вроде и кассу вести не нужно. Но бухгалтер раз в месяц снимает с расчётного счёта наличку на зарплату и офисные нужды. Это значит, что производится оборот наличных денег. И раз он есть, должна соблюдаться кассовая дисциплина.

Вот ещё наглядный пример: интернет-магазин выбивает электронные чеки, когда покупатель оплачивает покупку на сайте. Наличные деньги компания не принимает и со своими сотрудниками рассчитывается исключительно через банк. Получается, что кассовую дисциплину соблюдать не нужно, ведь оборота наличности нет.

Послабления для малого бизнеса

В указании № 3210-У сказано, что некоторые экономические субъекты могут вести учёт кассовых операций в упрощённом порядке. Во-первых, это все ИП, во-вторых, малые предприятия, то есть бизнес с годовым доходом до 800 000 000 ₽ и количеством работников до 100 человек.

Такие субъекты не обязаны устанавливать лимит наличности в кассе, оформлять кассовые ордера и вести кассовую книгу. Но могут, если им так удобно. Хотя кое-что делать им всё-таки нужно — об этом мы расскажем дальше.

Что входит в кассовую дисциплину

Рассмотрим основные составляющие кассовой дисциплины более подробно.

Лимит остатка кассы

Лимит наличных денег — это сумма, которую можно оставлять в операционной кассе на конец рабочего дня. Организация сама должна его рассчитать по одной из формул, которые приводятся в приложении к указанию № 3210-У.

Кто должен установить лимит:

• все организации, кроме малых предприятий;
• обособленные подразделения компаний, если они сами сдают деньги в банк.

Примечание. Подразделения могут сдавать деньги в кассу головной организации. В этом случае она устанавливает общий лимит, в который будут входить и суммы наличности, принятые из всех подразделений.

Лимит можно превышать лишь в определённые дни:

• когда выдаются зарплата, стипендия или социальные выплаты;
• в выходные, но при условии, что компания в эти дни проводит операции по кассе.

В остальные дни все наличные деньги сверх лимита нужно сдать в банк или выдать под отчёт сотруднику.

Рассчитать лимит можно по одной из формул:

L = V / P х N

или

L = R / P х N.

Эти формулы различаются лишь одним показателем:

• V — объём поступлений наличных денег за товары, работы или услуги за расчётный период;
• R — объём выдачи наличности за расчётный период, кроме зарплаты, стипендий и других выплат работникам.

Остальные элементы в обеих формулах одинаковы:

• L — искомый лимит;
• P — расчётный период, то есть количество рабочих дней, но не более 92, за которые учитывается объём поступлений (для первой формулы) либо выплаты наличными деньгами (для второй формулы);
• N — количество дней между днями сдачи налички в банк (для первой формулы) или получения её из банка (для второй формулы), но не более семи рабочих дней. А если в населённом пункте нет банка — не более 14 рабочих дней.

Размер лимита утверждают приказом руководителя. Если лимит не рассчитан и не утверждён, считается, что он равен нулю. То есть в кассе на конец рабочего дня денег быть не должно.

На что компания может потратить наличные

Согласно пункту 1 указаний № 5348-У, деньги, которые поступили в кассу компании за проданные товары и услуги, можно направить на строго определённые цели. Обычная организация, не относящаяся к финансовой сфере, из этих денег может:

• выдать работникам заработную плату или социальные выплаты;
• оплатить товары, работы или услуги;
• выдать сумму работнику под отчёт для каких-то покупок, например, бумаги для принтера;
• вернуть сумму покупателю за товар, который он оплатил наличкой, а затем вернул, или за услугу, от которой он отказался.

А вот для ИП и тут есть послабления: им можно использовать наличные, поступившие в кассу, на любые личные цели, не связанные с предпринимательской деятельностью.

Дополнительные виды расходов, на которые можно направить деньги, поступившие в кассу, установлены для организаций финансовой сферы. Например, можно выплатить из них страховое возмещение, если страховая премия была выплачена наличкой. Микрофинансовая организация или ломбард могут выдать из этих денег заём в сумме до 50 000 ₽ по одному договору, но в общей сложности не более 1 000 000 ₽ в день.

Примечание. Если деньги попали в кассу со счёта организации, то потратить их можно не только на указанные выше цели, но и на любые другие в рамках хозяйственной деятельности. 

Компания может принимать наличку от других организаций и ИП или же сама заплатить им за что-то бумажными деньгами. Это разрешено, но строго в пределах установленного лимита — 100 000 ₽ в рамках одного договора (п. 4 указания № 5348-У).

Примечание. Кстати, в этом случае необходимо использовать кассовый аппарат. Компания, которая что-то продаёт другой организации или ИП за наличные деньги, должна выбить фискальный чек.

Не стоит умышленно делить договор на несколько мелких, чтобы заплатить наличными деньгами всю сумму. Налоговая легко вычисляет такие случаи и штрафует.

1. Когда деньги поступают, выписывается приходный кассовый ордер (ПКО).
2. Когда они расходуются, нужно заполнить расходный кассовый ордер (РКО).
3. Все операции должны быть отражены в кассовой книге.
4. Когда кассиров несколько, они передают друг другу деньги и заполняют книгу учёта принятых и выданных кассиром денежных средств.
5. Расчёт с физическими лицами по зарплате отражается в платёжной либо в расчётно-платёжной ведомости.

Обязательными для организаций являются ПКО, РКО и кассовая книга. Ведомости можно не оформлять, если зарплата выдаётся наличными по РКО. А вот ИП, напротив, должны вести лишь зарплатные ведомости, если отказались от оформления кассовых ордеров. Все кассовые документы нужно будет хранить от пяти до 75 лет.

Основные операции в рамках кассовой дисциплины — приём наличных и их выдача. Дальше расскажем о них подробнее.

Кассир принимает банкноты от покупателя, пересчитывает под его наблюдением, проверяет, не фальшивые ли они, а затем пробивает чек. Когда рабочая смена закончилась, кассир формирует на кассовом аппарате отчёт о закрытии смены и передаёт наличность бухгалтеру. Бухгалтер заполняет ПКО на всю сумму выручки, кассир его подписывает.

Примечание. Иногда полномочия по составлению приходного кассового ордера возлагаются на кассира — это должно быть отражено в его должностной инструкции.

Деньги получены из других источников

Бухгалтер составляет ПКО и передаёт его кассиру вместе с деньгами, тот пересчитывает и проверяет деньги и сам ордер — в нём должны быть указаны все нужные реквизиты, а сумма должна совпадать с принятой наличностью. Если всё в порядке, кассир подписывает ПКО и отдает отрывную часть человеку, который внёс деньги.

Как выдавать наличные

Когда нужно выдать деньги, кроме зарплаты, бухгалтер выписывает РКО и передаёт его кассиру. Тот проверяет ордер — подписи, соответствие суммы, прилагаемые документы — и паспорт человека, которому следует выдать деньги. Получателю на подпись передаётся расходный ордер, а затем наличные. Кассир должен их пересчитать при получателе. Когда деньги переданы, кассир подписывает РКО.

Если из кассы предприятия выдаётся зарплата, то обычно оформляются ведомость и единый расходный кассовый ордер на всю сумму выплаты.

Ответственность за нарушение правил ведения кассовой дисциплины

Проверка кассовой дисциплины проводится ФНС. За любые нарушения порядка работы с наличными деньгами может последовать ответственность по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Штраф для ИП и должностного лица, например директора или главбуха, — 4000–5000 ₽, для организации — 40 000 – 50 000 ₽.

Штраф за нарушение кассовой дисциплины грозит за превышение лимита расчётов — причём оштрафуют обе стороны. Или за неоприходование наличных поступлений в полном объёме — это ситуация, когда в кассе денег больше, чем указано в документах. То же самое грозит, если превысить лимит остатка или потратить деньги из кассы на неразрешённые цели.

Подытожим

• Соблюдение кассовой дисциплины обязательно для всех компаний, у которых в обороте бывают наличные деньги.
• Кассовая дисциплина для ИП и малых предприятий действует в упрощённом варианте. Им достаточно отражать выдачу зарплаты в платёжных ведомостях.
• Прочие организации должны устанавливать кассовый лимит, оформлять ПКО и РКО, вести кассовую книгу.
• Тратить деньги, которые поступили от продажи товаров и услуг и ещё не были переданы в банк, организации могут лишь на отдельные цели. А предприниматель, помимо этих целей, может тратить ещё и на личные нужды.
• Соблюдать лимит расчёта между собой в размере 100 000 ₽ в рамках одного договора должны все компании и ИП.
• За нарушение кассовой дисциплины полагается штраф.