Как закрыть фискальный накопитель: инструкции на все случаи жизни

При регистрации кассы допущена критичная ошибка. Речь о данных, которые вносятся непосредственно в фискальный накопитель. Это ИНН компании и регистрационный номер ККТ. Если указать их при регистрации или перерегистрации аппарата неверно, ФН будет испорчен. Придётся его извлекать, а в кассу ставить новый.

Прочие причины. Есть и другие основания для закрытия ФН, но такие случаи бывают нечасто. Так, модуль придется заменить, если:

• он сломался и не подлежит ремонту, например, в результате залива жидкостью или падения;
• меняется режим работы кассы с автономного на обычный, с шифрованного на нешифрованный;
• в паспорте ФН указан один заводской номер, а в его памяти — другой, это ошибка производителя.

Отчёт о закрытии архива ФН

Отчёт о закрытии — важный документ для вас и налоговой, и о нём стоит рассказать отдельно. Официально он называется «отчёт о закрытии архива фискального накопителя», но для краткости его часто называют просто отчётом о закрытии ФН.

Когда вы регистрировали ККТ, инспекция связала ваш аппарат и накопитель, который был в него вставлен. Теперь их нужно «развязать», а к кассе потом привязать новый.

Когда архив фискального накопителя закрывается, это означает, что данные в него записываться больше не будут. Вот на этом месте и нужно сформировать отчёт о закрытии. Если не сформировать или не направить его в налоговую, то там будут считать, что к вашему кассовому аппарату по-прежнему привязан старый ФН. И даже когда срок его действия выйдет, это ничего не изменит.

Пока к кассе привязан один накопитель, пусть и просроченный, с другим её зарегистрировать не получится.

Сформировать отчёт о закрытии фискального накопителя просто: он будет создан автоматически после того, как вы закроете ФН. Расскажем, что нужно для этого сделать.

Алгоритм закрытия накопителя

Закрытие накопителя на разных аппаратах немного различается — это зависит от кассового ПО. Но в целом алгоритм такой:

1. Убедитесь, что закрыта последняя смена. Если не закрыта — закройте её.
2. Убедитесь, что в памяти ККТ нет непереданных документов. Эта информация есть в отчёте о закрытии смены или в личном кабинете сервиса ОФД. Также можно сформировать отчёт о текущем состоянии расчётов или посмотреть число зависших в ФН документов непосредственно на кассе — такую возможность обеспечивает кассовое ПО. В поле «Количество непереданных документов» должно быть «0».
3. В настройках ККТ найдите пункт «Закрыть архив ФН» или «Закрыть ФН». Где именно его искать, зависит от аппарата. Придётся заглянуть в руководство пользователя.
4. Касса закроет архив фискального накопителя и распечатает отчёт о его закрытии.
5. Убедитесь, что этот отчёт передан с ККТ в налоговую. Для этого нужно, чтобы у вас действовал договор с ОФД, а на аппарате был подключён интернет.

Отчёт отправлен? Прекрасно! Теперь нужно снять кассу с учёта в личном кабинете ККТ на сайте ФНС. При формировании заявления вам понадобятся данные из отчёта о закрытии ФН:

• дата и время получения фискального признака, то есть формирования отчёта;
• номер фискального документа — поле «ФД»;
• фискальный признак — поле «ФП».

Заполните другие поля заявления, подпишите его и отправьте. Затем дождитесь, когда ФНС обработает эти сведения, а вы получите карточку о снятии ККТ с учёта.

Теперь можно вынуть модуль памяти из кассы и поместить на хранение, а в аппарат вставить другой ФН. Не забудьте зарегистрировать кассу снова. Если же она больше не нужна, её можно передать кому-то другому. Новый пользователь вставит ФН и зарегистрирует ККТ на себя.

Хранить закрытый фискальный накопитель и отчёт о его закрытии нужно в течение пяти лет.

Закрытие фискального накопителя на Эвоторе

В ПО на кассах Эвотора для закрытия ФН нужно действовать так:

1. В роли Администратора откройте на кассе раздел «Настройки». Перейдите в «ОФД» и выберите «Заменить ФН»:

2. Аппарат сообщит, что вам придётся подать заявление на сайте ФНС. Тут же будет кнопка «Закрыть архив ФН» — нажмите её:

3. Вы увидите предупреждение о том, что закрытие накопителя необратимо. Подтвердите свое намерение — нажмите «Закрыть архив ФН»:

4. На следующем экране аппарат покажет дату и время закрытия. Нажмите «Далее». Касса закроет архив ФН и распечатает отчёт:

5. Если этого не происходит, вероятнее всего, срок действия ФН истёк. Что с этим делать, читайте в конце статьи. Если же всё в порядке, вы увидите отчёт о закрытии фискального накопителя. Эвотор предложит инструкцию для заполнения заявления на сайте ФНС.

Как закрыть ФН на других кассах

На кассах других производителей ФН могут закрываться иначе.

Например, закрытие фискального накопителя АТОЛ Sigma 8 делается через сервисную утилиту «Тест драйвера ККТ» из пакета драйверов для аппаратов этого производителя:

На многих кассовых машинах фискальные накопители закрываются непосредственно через меню кассы. Но поскольку ПО везде своё, то и действовать предстоит по-разному. Поэтому, прежде чем закрывать ФН, ознакомьтесь с инструкцией к вашей ККТ.

Если что-то пошло не так

Далеко не все пользователи онлайн-касс знают, что фискальный накопитель нужно закрыть. Если касса будет использоваться дальше, то забыть об этом не выйдет — вы просто не сможете её перерегистрировать. Но что если компания перестала пользоваться аппаратом или существовать?

Если вы больше не работаете

Предприниматель решил, что больше не будет заниматься бизнесом в таком формате. Например, захотел перейти в самозанятые или открыть ООО. Какова бы ни была причина, ему следует снять с учёта не только себя, но и кассовый аппарат.

Закрывают фискальный накопитель при ликвидации ИП в обычном порядке. Действуйте по предложенному выше алгоритму. После закрытия ФН и снятия кассы с учёта её можно будет кому-то продать.

Просто закрыть ИП и забыть про кассу не получится. Про неё напомнит ФНС, ведь у неё вся техника под контролем. В таком случае инспекция сама снимет аппарат с учёта. Но бывшему предпринимателю всё равно придётся закрывать ФН — иногда задним числом.

Если ФНС сама сняла кассу с учёта

Допустим, предприниматель ещё работает, но кассу больше не использует. Когда срок действия фискального накопителя будет истекать, ИП получит из своей налоговой примерно такое письмо:

На первый взгляд кажется, что всё можно оставить как есть: ФНС сама снимет ККТ с учёта, когда пройдёт срок годности накопителя. В принципе, это так. Но есть нюанс.

Даже если ФНС сняла аппарат с учёта в одностороннем порядке, вам всё равно нужно закрыть ФН и сформировать отчёт о закрытии. И вот почему:

• За непредставление фискальных данных предусмотрен штраф по части 5 статьи 14.5 КоАП. Для ИП и должностных лиц — 1500–3000 ₽, для организаций — 5000 – 10 000 ₽.
• Без закрытия накопителя вы не сможете продать кассовый аппарат, передать его кому-то другому или зарегистрировать на свой новый бизнес.

Допустим, всё это вы прочитали уже после того, как ФНС сняла вашу кассу с учёта в одностороннем порядке. В таком случае у вас должна быть карточка о снятии ККТ с учёта. А ещё вы должны были получить уведомление о необходимости представить фискальные документы. Примерно такое:

Теперь у вас есть 60 дней с даты снятия кассы с учёта на то, чтобы сформировать отчёт о закрытии ФН. После этого у налоговой будет основание выписать вам штраф. Дату снятия можно посмотреть в карточке ККТ. Нести отчёт в инспекцию не нужно — достаточно обеспечить его отправку онлайн. Для этого требуется подключение к интернету и ОФД.

Однако при попытке сделать отчёт в описанной ситуации вы столкнётесь с одной проблемой: срок годности ФН прошёл, поэтому ККТ не может сформировать какой-либо документ. Рассказываем, что делать.

Если не закрыли ФН до окончания срока его действия

Итак, сформировать отчёт можно, только пока фискальный накопитель действует. Если на кассовом аппарате высвечивается дата позже той, когда закончился срок действия ФН, отчёт сформировать не выйдет: аппарат выдаст ошибку.

Решается эта проблема просто — нужно изменить дату на ККТ. Действуйте так:

1. Поменяйте на кассе дату. Сформировать отчёт о закрытии нужно после того, как был выбит последний чек, но до окончания срока действия ФН. Например, можно настроить ККТ на дату последнего чека и установить время до окончания дня. Как сделать настройки на кассе, нужно посмотреть в инструкции к вашему аппарату. А дату и время последнего документа ищите в личном кабинете ОФД.
2. Убедитесь, что в ФН не осталось непереданных фискальных документов.
3. Убедитесь, что аппарат подключён к интернету, а договор с оператором действует — это нужно для передачи отчёта в налоговую. К этому времени у вас, скорее всего, оплаченный срок работы с ОФД закончился. Но многие операторы позволяют заплатить лишь за один день работы — этого хватит. Поищите информацию на сайте своего оператора или позвоните ему. Кстати, ОФД может предложить передать финальный отчёт бесплатно.
4. Сформируйте отчёт о закрытии ФН согласно инструкции к вашему аппарату.
5. Убедитесь, что он передан в ФНС, то есть в накопителе не осталось неотправленных документов.

Поскольку касса уже снята с учёта, то формировать заявление и вносить данные из отчёта о закрытии ФН в личном кабинете ККТ некуда. Но следует убедиться, что налоговая получила данные вашего отчёта. Она должна прислать уведомление, в котором будет сказано, что отчёт о закрытии фискального накопителя успешно принят.

Подытожим

• Есть много случаев, когда фискальный накопитель нужно заменить. Перед этим его архив необходимо закрыть.
• Действовать нужно так: закрыть последнюю смену, передать все отчёты в налоговую, а после этого закрыть ФН согласно инструкции к своей кассе.
• В итоге аппарат должен распечатать отчёт о закрытии архива ФН. Его данные должны быть переданы в налоговую для снятия кассы с учёта.
• После передачи отчёта модуль памяти можно заменить. Кассу с новым ФН регистрируют заново. А извлечённый накопитель хранят минимум пять лет.
• Вы должны закрыть ФН и сделать отчёт даже в том случае, если налоговая сама сняла ККТ с учёта. Чтобы сформировать отчёт о закрытии просроченного накопителя, на кассовом аппарате придётся переставить дату.